Organizzazione della rendicontazione gestionale in associazione con Excel: trucchi e strumenti che funzionano

Ogni associazione ha vissuto almeno una volta questo momento: fine progetto, tempo di rendicontare. Apri il file Excel, ti accorgi che alcune spese non sono registrate, alcune ricevute non si trovano, le ore di volontariato non sono tracciate in modo uniforme. E da lì parte la caccia ai dati.

Ci siamo passati anche noi. Una volta, per rendicontare un progetto regionale, ci siamo trovati con 4 file Excel diversi, ognuno con un formato differente. Abbiamo passato giornate a confrontare voci, controllare date, chiedere chiarimenti via email. Alla fine, tutto approvato. Ma il tempo perso? Inaccettabile.

Trucchi se usi Excel per il rendiconto gestionale

• Usa un unico modello Excel condiviso, con validazione dei dati per evitare errori
• Dividi per fogli: costi, ore, giustificativi, fornitori. Meglio troppi che troppo poco
• Aggiungi colonne per note e link ai documenti salvati in cloud (Drive o Dropbox)
• Stabilisci una routine: ogni settimana, aggiorna il file. Non aspettare l’ultimo mese

Questi accorgimenti aiutano, ma richiedono disciplina. E quando i progetti aumentano, tenere tutto sotto controllo solo con Excel diventa un lavoro nel lavoro.

Task2Me: la soluzione per rendicontazioni più semplici

Abbiamo creato Task2Me proprio per questo: per avere un posto solo dove organizzare commesse, allegati, costi e attività. Con un’interfaccia semplice e funzionalità pensate anche per chi non è un’azienda, ma gestisce responsabilità simili.

• Una scheda per ogni progetto o bando
• Task assegnabili con scadenze e ore tracciabili
• Documenti allegabili per ogni voce di spesa
• Storico attività per dimostrare cosa è stato fatto, quando e da chi
• Integrazione con FattureInCloud, se gestisci anche emissioni e pagamenti

Non è solo questione di ordine, è questione di tempo

Ogni ora che non passi a sistemare file è un’ora in più per far crescere la tua associazione. Con Task2Me puoi mantenere il controllo su tutto, senza affogare nei fogli di calcolo.